Tietosuojaseloste

APTEEKKISHOP (c/o LIELAHDEN APTEEKKI)

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

 

1 Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on ApteekkiShop (c/o Lielahden apteekki/Capitalnet Oy  y-tunnus 1974165-0)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt: Markku Ylinen apteekkari
Osoite: Turvesuonkatu 2,  33400 Tampere
Puhelin: 03 347 3800

 

Sähköposti: asiakaspalvelu@apteekkishop.fi, markku.ylinen@apteekit.net

 

 

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on ApteekkiShop asiakasrekisteri.

 

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

 

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

 

5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

1. Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
2. Tilaustiedot 24kk:
   *Tilatut tuotteet
   *Tilauksen päivämäärä
   *Tilauksen maksutapa
3. Henkilön suoramarkkinointilupa.
4. Chat-palvelua käyttäneiden asiakkaiden Keskustelujen sisältö, Keskustelun vastaanottaneen asiakaspalvelijan nimi, Päivämäärä ja kellonaika sekä Käyttäjäryhmän tunniste.

 

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

 

7 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan noin viiden vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kahden vuoden kuluttua sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Tästä poiketen sähköisellä reseptillä toimitetuista lääkkeistä pidetään reseptipäiväkirjaa, jota on säilytettävä 5 vuotta. Kirjanpitotositteita verotusta varten säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Mikäli asiakas käyttää verkkopalvelun Chat-palvelua, chat-tallenteita säilytetään 2 vuorokautta; tuona aikana niihin on pääsy vain keskustelun käyneellä apteekin työntekijällä;   minkä jälkeen tallenteet poistuvat automaattisesti.

 

8 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Apteekissa asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Kukin työntekijä näkee asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiseksi välttämätöntä. Henkilökunta on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja tietojen käyttöä valvotaan.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Vilkas Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilörekisterin käsittelijänä. Maksupalvelut tuottaa Paytrail/Checkout Finland, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. Suomi.fi-tunnistuspalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin chat-palvelua, sen rekisterinpitäjänä toimii Lielahden apteekki ja henkilötietojen käsittelijänä toimivat apteekin toimeksiannosta yhteistyökumppanit Vilkas Oy (verkkokauppa-alustan tekninen ylläpito) ja Giosk.com Oy (asiakaspalveluchatin tekninen ylläpito).

ApteekkiShop verkkokaupan asiakasrekisteri on luottamuksellinen. Asiakkaan tietoja luovutetaan tilauksen toimittamista varten kolmansille osapuolille seuraavasti: Kela: sairausvakuutuslain mukaisesti korvattavista lääketoimituksista toimitustiedot: Nimi, sotu, lääkkeen tiedot, toimitusmäärä ja -päivä, lääkkeen määränneen lääkärin tiedot. Tilauksen perille toimittavalle taholle asiakkaan valinnan mukaan  a) Posti: Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite b) Matkahuolto: Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite tai c)Schenker: Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

ApteekkiShop verkkokauppa saa käyttää asiakkaan ilmoittamaa sähköpostiosoitetta suoramarkkinointiin ainoastaan, jos asiakas on hyväksynyt sen. Rekisteröitymällä asiakas antaa ApteekkiShop verkkokaupalle luvan käyttää tietoja suoramarkkinointiin muulla kuin sähköpostin välityksellä (esim. posti).

Facebook- ja Instagram-painikkeiden käyttötiedot lähetetään Facebook- ja Instagram -palveluihin.

ApteekkiShop verkkokauppa pidättää itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän tiedotteeseen. Muutokset ilmoitetaan asiakkaille.

 

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.  Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Myös chat-verkkopalveluun on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Kaikki keskustelu välitetään salattua liikennettä pitkin ja keskustelut tallennetaan salattuina. Salauksen voi avata ainoastaan salasavaimella, joka on verkkopalvelun ylläpitäjän hallinnassa.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
3. oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

 

12. Evästeet

Apteekkishop.fi käyttää sivuillaan evästeitä (cookies) verkkokaupan kävijäliikenteen seurantaan. Parannamme evästeiden avulla verkkopalvelumme käytettävyyttä ja saatamme ajoittain tarjota myös kohdennettua tietoa verkkopalvelumme palveluista ja tuotteista. Evästeiden käyttö ei tallenna henkilökohtaisia tietoja, jonka perusteella yksittäiset käyttäjät voitaisiin tunnistaa.

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu laitteellenne käyttäessänne verkkopalveluamme. Evästeillä ei voida levittää haittaohjelmia, eikätkä ne vaikuta oleellisella tasolla tietoturvaan. Evästeet eivät vahingoita päätelaitetta tai tiedostoja. Evästeiden avulla pystymme tunnistamaan käyttämänne laitteen sekä tiettyjä tähän laitteeseen liittyviä tietoja. Kun asiakas tulee verkkopalvelun sivustolle, hänelle aukeaa ikkuna, jossa kysytään asiakkaan suostumus evästeille. Asiakas voi valita tai hyväksyä evästeiden tason tai kieltäytyä niistä kokonaan.

 

 

Pyydämme teitä olemaan yhteydessä asiakaspalveluumme, mikäli kohtaatte ongelmia verkkopalvelumme käytössä.